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 [Home]> Mailen mit Stil
„Ich hasse schlecht geschriebene E-Mails“, sagt Christoph Langer. Der PR-Experte meint damit elektronische Post mit Rechtschreibefehlern oder in Großbuchstaben, mit Kommentaren, die in die Absätze hinein geschrieben werden oder wenn der komplette Gesprächsverlauf an jeder E-Mail dran hängt. Noch schlimmer sei allerdings, wenn Mails nicht beantwortet werden. „Auf Mails muss innerhalb von 24 Stunden eine Antwort kommen“, sagt so auch Markus Eßer. Er ist Geschäftsführer bei Inocon Solutions in Hürth und bietet IT-Lösungen. Zusätzlich berät er rund um Internetauftritte. „Ein Unternehmen, das nicht antwortet, verliert einen Kunden“, weiß er. In der internen Kommunikation verärgert man so zusätzlich seine Kollegen. „Sie denken, man nimmt ihr Anliegen nicht ernst“. Darum sollte man wenigstens eine kurze Notiz schreiben. In der Kürze liegt grundsätzlich beim Mail-Verkehr die Würze. „Eine Mail sollte nicht länger als eine Bildschirmseite sein. Muss der Empfänger scrollen, hat der Absender dessen Aufmerksamkeit verloren“, weiß Eßer. Das bedeutet aber nicht, dass die Mail nur noch aus Abkürzungen bestehen soll, die keiner versteht. Wer sich daran hält, kommt nicht unhöflich rüber. Darauf muss man achten, denn eine sehr kurze Mail wirkt oft barsch. Sabine Gläser, Wirtschaftspsychologin aus Rheine, rät darum dazu, nie auf die Anrede, den einleitenden Satz und die Grußformel zu verzichten. Klar ist so auf jeden Fall, dass man durch die Sozialformeln die Höflichkeit wahrt. Wichtig sind dagegen auch klare Betreffzeilen – sie helfen dem Adressaten Zeit zu sparen, weil er gleich weiß, worum es geht. Auch eine komplette Absenderadresse ist hilfreich. Will der Adressat schnell zum Telefonhörer greifen, muss er nicht erst die Telefonnummer heraussuchen. Unhöflich ist es dagegen, alle Mails mit höchster Priorität zu verschicken. Ärger beim Adressaten lösen auch Anhänge aus, die sich nicht mit Standardprogrammen öffnen lassen, oder die viel zu groß sind und die Datenleitung verstopfen. „Viele Unternehmen habe eine Begrenzung bei vier MB. Was größer ist, kommt nicht rein. Für den privaten Nutzer mit ISDN oder Modem kann es schon zu lange dauern ein MB herunterzuladen“, weiß Markus Eßer. Auch für automatische Lesebestätigungen haben die wenigsten Empfänger Verständnis. Der Schreiber muss sich dann nicht wundern, eine verärgerte Mail zurückzubekommen. Sollte es tatsächlich einmal zum Streit via elektronische Post kommen, dann hilft nur eines: anrufen! Denn erstens sind die Hemmungen beim Mailen grundsätzlich niedriger und der Schreiber sagt leicht Dinge, die sehr verletzen und zweitens kommt es so zu häufigen Missverständnissen. „Ein Konflikt muss immer im persönlichen Gespräch geklärt werden“, rät die Wirtschafts-Psychologin. Das gilt insbesondere auch, wenn Kritik an Mitarbeitern geübt werden soll oder Sachverhalte geklärt werden müssen. „Das Ergebnis des Gesprächs kann man aber ruhig nochmals schriftlich fixieren. So lassen sich getroffene Vereinbarungen leichter einhalten und nachweisen“. Allerdings muss nicht jede besprochene Kleinigkeit per E-Mail festgehalten und versandt werden. „60 Mails sind mir schon zuviel pro Tag“, sagt Christoph Langer. Um die eigene Mailflut im Briefkasten so gering wie möglich zu halten, muss sich darum jeder an die eigene Nasenspitze fassen und sich überlegen, wann eine Mail notwendig ist und wann nicht. „Wenn es schnell gehen muss, ist der Anruf auf jeden Fall besser!“, so Markus Eßer. Auch für die Kontaktpflege rät Sabine Gläser zum Telefon. Grundsätzlich sollten außerdem keine Kettenbriefe weitergeleitet werden, ebenso wenig Virenwarnungen. Und bei Mails an mehrere Adressaten gleichzeitig muss sich der Schreiber überlegen, ob der Inhalt wirklich alle interessiert. Christoph Langer fasst die Mail-Regeln mit einem alten Sprichwort zusammen: „Was Du nicht willst das man Dir tu, das füg’ auch keinem anderen zu!“ Weblinks zum Thema |
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