Der gute Ton im Büro - Ohne Benimm kein berufliches Weiterkommen

Montag Morgen, 9 Uhr. Der neue Kollege kommt ins Büro. Er schüttelt Ihnen die Hand und sagt: “Ich bin Kai, heute ist mein erster Tag“. Er setzt sich auf Ihren Schreibtisch, Ihnen bleibt die Luft weg; Kai hat vergessen sich zu waschen. Seien Sie ehrlich: Würden Sie mit diesem Mann freiwillig die Mittagspause verbringen? Ein Team bilden? Oder ihn befördern?

Die ersten Sekunden entscheiden darüber, ob sich zwei Menschen sympathisch sind oder nicht. In diese Zeit fällt auch die Begrüßung. Unter Geschäftspartnern reicht man sich die Hand – allerdings ohne sie zu schütteln. Der Händedruck sollte weder bärenstark noch lasch sein. Korrekte Begrüßungsformeln sind „Guten Morgen, Tag, Abend“ anstelle von „Hey“, „Na, wie isses?“ oder „Tach auch!“. Wer seinem Gegenüber dabei in die Augen schaut, drückt Interesse und Respekt aus.

Allerdings sollte man Kollegen auch beim Händedruck nie zu nahe kommen! Wer näher als 50 Zentimeter an einen Menschen heranrückt oder ihn berührt, erntet in der Regel nur Ablehnung. Denn er ist damit in die Intimsphäre des anderen eingedrungen. Distanz gilt zunächst auch bei der Anrede: Auch wenn in den meisten Unternehmen das Du als Anrede normal geworden ist – benutzen Sie es nie unaufgefordert! Das gilt sowohl für den Umgang mit Kollegen, ganz besonders aber gegenüber dem Chef. Er ist der Ranghöhere und muss auf den Mitarbeiter zukommen.

Fallen in der in der modernen Welt

Auch wenn Freiherr von Knigge, der schon 1788 seine Benimmfibel „Über den Umgang mit Menschen“ veröffentlichte, nicht ahnen konnte, dass wir uns irgendwann einmal per Handy oder E-Mail unterhalten würden – Benimmregeln gibt es auch für die neuen Kommunikationsmittel: Wer E-Mails schreibt, sollte sich kurz fassen und die Betreffzeile sinnvoll ausfüllen. Wichtig ist auch hier auf die Rechtschreibung zu achten! Außerdem: Attachements dürfen nicht zu groß oder virenverseucht sein.

Handys sind in Konferenzen tabu. Wer in einem Meeting telefoniert, zeigt den Kollegen gegenüber mangelnden Respekt. Ansonsten gilt wie auch im Festnetz: Wer abnimmt, bevor das Telefon zwei Mal geklingelt hat, überfordert den Anrufer. Begrüßungen wie: „Einen wunderschönen guten Tag! Sie sind bei der Kundenbeschwerdestelle der Firma ‚Derkundeistkönig’ gelandet, mein Name ist Barbara Hirschberger, was kann ich für Sie tun?“ sind unverständlich. Kürzer und einfacher lautet die Ansage: „’Derkundeistkönig’, Kundenbeschwerdestelle, Barbara Hirschberger, guten Tag!“.

Egal, ob sich Kollegen real gegenüberstehen oder miteinander telefonieren oder mailen – eine Regel gilt im Berufsleben für alle Situationen: Bleiben Sie immer höflich! Denn: Was Du nicht willst, das man Dir tut, das füg auch keinem andern zu.

Machen Sie den Business-Knigge-Test:

• 1. Ein Mann steigt in den Fahrstuhl. Dort steht bereits eine Frau. Wer hat beim Aussteigen den Vortritt?
  
  Es hat immer die Frau oder ein Vorgesetzter Vortritt. Ausnahme: Der Fahrstuhl ist richtig voll. Dann steigt der zuerst aus, der an der Tür steht.

• 2. In welcher Distanz begegnen sich Leute im Geschäftsleben? Unter 50 Zentimetern, 50 Zentimeter bis zu einem Meter, bis zu zwei Meter oder in größerem Abstand?
  
  50 Zentimeter nennt man auch intime Distanz. Da haben Kollegen in der Regel nichts zu suchen. Um sich zu begrüßen oder zu kommunizieren begegnet man sich bei 50 Zentimetern bis zu einem Meter. Bis zu zwei Meter ist ein eher abwartender Abstand. Größere Distanzen sind im Berufsalltag nicht von Bedeutung.

• 3. Sie sind neu in einem Unternehmen. Ist es ok, wenn Sie alle von Anfang an duzen?
  
  Nein. Sie müssen warten, bis Ihnen das Du angeboten wird. Das gilt ganz besonders bei Vorgesetzten.

• 4. Beim Geschäftsessen: Es werden vor dem ersten Gang Brötchen und Quark gereicht. Was machen Sie mit dem Brötchen?
  
  Im Gegensatz zum Frühstück wird das Brötchen nicht aufgeschnitten. Sie brechen stattdessen mundgerechte Stücke ab und bestreichen sie mit Quark.

• 5. Sie sitzen an einem Tisch. Da tritt jemand in das Zimmer, den Sie begrüßen wollen. Was machen Sie?
  
  Sie stehen auf jeden Fall auf. Schieben Sie den Stuhl vorsichtig nach hinten und gehen Sie auf den Neuankömmling zu.

• 6. Ein Geschäftspartner hat einen Doppelnamen. Reicht es, wenn Sie ihn mit nur einem Teil des Namens ansprechen?
  
  Nein. Doppelnamen müssen voll ausgesprochen werden.

• 7. Während Sie telefonieren, kommt ein Besucher in Ihr Büro. Wie reagieren Sie?
  
  Sie sollten weder zu Ihrem Gesprächspartner noch zu Ihrem Gast unhöflich sein. Telefonieren Sie darum in Ruhe weiter. Nehmen Sie aber gleichzeitig Blickkontakt mit Ihrem Gast auf. Winken Sie ihn herein und deuten Sie auf einen Stuhl.

Weblinks zum Thema
Büro-Knigge von A bis Z
Die richtige Begrußung

(Artikel von: 23.08.2005, betbla)