Schmaler Grat - Unbezahlte Rechnungen können Existenzen gefährden

"Etwa 20 Prozent meiner Kunden zahlt nicht direkt nachdem ich eine Rechnung geschickt habe", erzählt Gordon Pankalla. Er ist Geschäftsführer der Kölner Firma Netzpool und hat sich auf Webportale und mobiles Internet spezialisiert. Ist das Geld nicht zum festgesetzten

Datum auf dem Konto, setzt er sich mit den Kunden in Kontakt: "Ich frage dann freundlich nach, woran es liegt. Manchmal geht eine Rechnung einfach nur unter. Und schließlich will man seine Kunden nicht vergrätzen", sagt er.

Zu geduldig darf man allerdings auch nicht sein. Darauf weist Klaus J. Bechler hin. Er ist der Inhaber des Berliner Beratungsunternehmens BSP Bechler und Streit Claim Management Consulting GmbH und Vorsitzender der Fachverbände Projekt- und Qualitätsmanagement beim Bund Deutscher Unternehmensberater. "Wer mit seinen Kunden zu viel Geduld hat, setzt seine Rechtsposition aufs Spiel", erklärt er. Das heißt: Hat die Bezahlung beim ersten Auftrag schon drei Monate gedauert, ohne dass sich der Auftragnehmer beschwert hat, wird er beim zweiten Auftrag vielleicht Probleme bekommen, eine schnelle Bezahlung gerichtlich durchzubringen. "Schließlich war ihm bekannt, dass der Auftraggeber nicht gleich bezahlt. Und der musste davon ausgehen, dass sein Verhalten für den Auftragnehmer so korrekt ist, da er sich beim ersten Mal nicht beschwerte".

Es ist also gar nicht so einfach den richtigen Weg zu finden, wenn es darum geht, ans hart verdiente Geld zu kommen. Gordon Pankalla hält es darum so: "Ich schreibe in meine Rechnung ein Fälligkeitsdatum rein. Ist das Geld bis zu diesem Zeitpunkt nicht auf dem Konto, frage ich einmal nach. Und wenn ich an der Reaktion des Kunden sehe, dass er nicht gewillt ist, zügig zu überweisen, dann schreibe ich eine Mahnung". Das ist der richtige Weg. "Als Zahlungsziel sollte man in der Rechnung auf jeden Fall einen konkreten Zeitpunkt nennen", sagt so auch Bechler. Die Zeit zum Bezahlen muss allerdings angemessen sein. "Ich halte fünf Werktage für das Minimum", rät der Experte. In der Mahnung wird erneut ein Zahlungsziel mit Datum vorgegeben. Bechler würde im Falle eines Falles sofort mahnen, wenn sich der Zahlungseingang erneut verzögert. "Wer im Notfall etwas gegen den Kunden in der Hand haben möchte, muss ihn zunächst in Verzug setzen. Das macht man mit der Mahnung. Die kann sehr freundlich geschrieben sein, aber es muss klar daraus hervorgehen, dass der Kunde im Zahlungsverzug ist, wenn er das benannte Datum überschreitet." Rechtliche Belehrungen solle man aber vermeiden, um später dem eigenen Anwalt alle Möglichkeiten offen zu halten um zum Beispiel zwischen Schadenersatz, Vergütungs- oder Entschädigungsanspruch wählen zu können.

Wer kein Zahlungsdatum in die Rechnung schreibt, schadet sich selbst. "Denn dann ist der automatische Zahlungstermin erst 30 Tage nach der Rechnungsstellung", erklärt Marion Ohrzal, Rechtsanwältin in Köln. Zahlt der Kunde in dieser Frist nicht, verstreicht unnötige Zeit, bis das Mahnverfahren beginnen kann. Und schließlich seien es 20 bis 30 Prozent der Rechnungen, bei denen es zu Unstimmigkeiten komme, so Bechler. Dadurch verschiebt sich natürlich auch der Zahlungseingang. Der Unternehmer finanziert vor und das geht auf Kosten seiner Liquidität. Dauert es zu lange, bis Geld auf dem Konto eingeht, ist das Unternehmen bereits insolvent. Das Mahnwesen sollte darum kein Existenzgründer vernachlässigen.

Rechtsanwältin Ohrzal rät deswegen dazu, einen Anwalt einzuschalten, wenn der Kunde nach der ersten Mahnung noch immer nicht gezahlt hat. Diesen Weg beschreitet auch Gordon Pankalla. In den vergangenen beiden Jahren seit seiner Existenzgründung war das aber erst dreimal nötig. "Spätestens wenn ein Brief vom Anwalt auf dem Tisch liegt, wird gezahlt", spricht er aus Erfahrung. Ist dem nicht so, so bleibt dem Unternehmer nur der Weg zum Amtsgericht. "Es wird dann das umgangssprachlich Zahlungsbefehl genannte gerichtliche Mahnverfahren angestoßen", erklärt Klaus J. Bechler. Im Handel gibt es dazu Vordrucke, die müssen ausgefüllt und bei Gericht abgegeben werden. Außerdem müsse man seine Rechnung und die Mahnung vorlegen und plausibel machen können, warum man das Verfahren einleiten möchte. Dem säumigen Zahler geht dann der Mahnbescheid zu und es kommt zum Prozess, wenn er nicht zahlt oder Einspruch einlegt.

Klaus J. Bechler würde - um Ärger zu vermeiden und im Prozessfall bestmögliche Karten zu haben - darum schon früher ansetzen: "Kein Projekt läuft wie geplant", sagt er. "Darum ist ein guter Vertrag die Grundlage eines jeden Auftrages". Der Unternehmer solle sich überlegen, was ihm schlimmstenfalls passieren könne, und dazu eine Regelung in den Vertrag aufnehmen. Beispiel: Ein Unternehmen in Potsdam ist darauf angewiesen vom Kunden die nötigen technischen Informationen und Maße zu bekommen. Diese Angaben kamen spät, der Unternehmer konnte die Lieferfrist nicht einhalten. Der Kunde weigerte sich, die Rechnung in voller Höhe zu zahlen, weil die Frist nicht eingehalten wurde. Und das, obwohl er selbst das Problem verursacht hat. Oder: Eine Autorin aus Köln hat für einen Verlag ein Buch geschrieben. Die letzte Rate soll mit Erscheinen des Buches gezahlt werden. Der Verlag entscheidet sich kurzfristig, das Werk aus seinem Programm zu nehmen. Die Autorin kann zwar nichts dafür, aber sie muss nun ihr Geld mit juristischem Beistand einklagen. "Das wäre mit ordentlichen Verträgen nicht passiert", sagt Bechler. Er rät Existenzgründern, sich mit erfahrenen Menschen zu diesen Themen zu unterhalten. Und danach in jedem Vertrag festzuhalten, welche Pflichten der Kunde, welche der Auftragnehmer hat - und selbstverständlich auch, was passiert, wenn einer von beiden diesen Pflichten nicht nachkommt. Auch eine Abnahme des Projektes sollte dringend vorgesehen werden. "In den Vertrag gehört zum Beispiel ein Passus 'Sollte keine ausdrückliche Abnahme durch den Auftraggeber innerhalb von zwei Wochen nach Bereitstellung des Projektergebnisses durch den Auftragnehmer erfolgen, dann gilt es als abgenommen.'". Außerdem sollte im Vertrag auch schon stehen, wann die Rechnung fällig wird. "Entweder schreibt man ein konkretes Datum rein oder 'nach Übergabe'". Dann, so warnt Klaus J. Bechler, müsse aber auch eine ausdrückliche Übergabe gemacht werden, bei der quittiert werde, dass das Projekt nun übergeben sei. Sonst habe man im Streitfall wieder nichts in der Hand.

Warum der Verzug so wichtig ist

Geben Sie in Ihrer Rechnung kein Datum als Zahlungsziel an, tritt nach 30 Tagen automatisch der Verzug in Kraft. Ausnahme: Ihr Kunde ist Endverbraucher. Dann müssen Sie ihn ausdrücklich darauf hinweisen: "Es gilt nach §286 Abs. 3 BGB die gesetzliche Frist von 30 Tagen zur Bezahlung der Rechnung. Danach befinden Sie sich im Verzug und wir können Verzugszinsen fordern".

Befindet sich der Schuldner im Verzug, können Sie die so genannten Verzugsschäden geltend machen. Dazu gehören Anwaltskosten, Schadenersatz oder die erwähnten Verzugszinsen. Sie dürfen bei Unternehmen acht Prozentpunkte und bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem gültigen Basiszinssatz liegen. Das heißt: Zahlt der Schuldner nicht pünktlich, wird es für ihn richtig teuer. Unter Basiszinssatz finden Sie neben dem aktuellen Basiszinssatz (derzeit 1,13%) auch einen Verzugszinsenrechner.

Bleibt die Rechnung trotzdem offen, ist es Zeit für den Mahnbescheid, wie im Text beschrieben. Hier leistet das Internet ebenfalls wertvolle Dienste - teilweise sogar kostenlos:

Letzte-Mahnung.de
Optimaloffice
Online-Mahnbescheid
(Artikel von: 23.08.2005, betbla)